Power Automateで業務を自動化する前に考えること

対象読者

Microsoft 365を使っていて、Power Automateで定型業務を自動化したいと考えている方。

結論

Power Automateは、Microsoft 365の多くのプランで使える自動化ツールで、メール・Teams・SharePoint・Excelなどをつないだ定型作業を自動化できます。ただし、自動化がうまくいくかどうかは、ツールよりも業務の手順が揃っているかで決まります。

この情報が関係する企業

• 毎日同じ手作業（ファイルの保存、転記、通知など）がある
• Power Automateを試したが、途中で止まってしまった

自動化に向いている業務・向いていない業務

向いている	向いていない（先に整理が必要）
毎日・毎週同じ手順で発生する	たまにしか発生しない
判断がほとんど要らない	担当者の判断で分岐が多い
入力の形式が決まっている	取引先ごとに書式がバラバラ
失敗しても人がすぐ気づける	失敗に気づきにくく、影響が大きい

最初におすすめの自動化

• 特定のメールの添付ファイルを、SharePointのフォルダに自動で保存する
• Formsで受け付けた申請を、Teamsのチャネルに通知する
• 毎週決まった時間に、リマインドをTeamsに投稿する

いずれも作り方の情報が多く、失敗しても業務への影響が小さいものです。

自社ではどう判断するか

自動化したい業務について、次を確認してください。

1. 手順を箇条書きで書けるか
2. 担当者が変わっても同じ手順か
3. 例外（イレギュラー）は月に何回あるか

1と2が「はい」で、3が少ないなら自動化に向いています。そうでなければ、まず手順を揃えることが先です。

注意点

• 作った人が退職すると止まる：個人のアカウントで作った自動化は、その人のアカウントを止めると動かなくなることがあります。業務用のアカウントで作る、作った一覧を残す、といった対策をしてください。
• 失敗の通知：自動化が止まったことに誰も気づかない、という事故がよくあります。失敗時に通知が届くように設定してください。
• 使える機能や接続できるサービスは、ライセンスによって異なります。

向いていないケース

生成AIで文章の内容を判断させるような処理は、Power Automate単体ではなく、AI機能と組み合わせた設計が必要です。精度の確認も含めて、小さく試してから広げてください。