Microsoft 365をメールとOfficeだけで終わらせない方法

対象読者

Microsoft 365を契約しているものの、使っているのはOutlookとWord・Excelくらい、という会社の方。

結論

Microsoft 365は、プランによってはメールとOffice以外にも、ファイル共有、チャット・会議、簡単な業務アプリや自動化、PCやスマートフォンの管理まで含まれています。追加の費用をかけずに業務を改善できる余地が大きいサービスです。

まず手を付けるなら、次の2つがおすすめです。

1. 社内のファイル共有をSharePoint / Teamsに移す
2. 定型の連絡・報告をTeamsのチャネルに寄せる

この情報が関係する企業

• 社内サーバーやNASにファイルを置いている
• 社内連絡がメールと個人のチャットアプリに分散している
• 契約しているプランで何ができるか把握していない

使われていないことが多い機能

機能	できること
SharePoint / OneDrive	ファイルの共有、同時編集、版の管理、社外からの安全なアクセス
Teams	チャネルごとの情報共有、会議、ファイルとの連携
Forms	アンケート、申請の受付
Planner / To Do	タスク管理
Power Automate	「メールの添付を特定のフォルダに保存」などの自動化
Intune など（上位プラン）	PC・スマートフォンの管理、紛失時の対応

含まれる機能は契約プランによって異なります。まず管理センターで自社のプランを確認してください。

最初の一歩1：ファイル共有を移す

社内サーバーのファイルをSharePointやTeamsに移すと、次のような変化があります。

• 外出先や自宅から、VPNなしで安全にファイルを開ける
• 同じファイルを複数人で同時に編集でき、「最新版はどれか」問題が減る
• 誤って上書きしても、以前の版に戻せる

移行の際は、フォルダ構成をそのまま移すのではなく、「部署ごと」「案件ごと」など、誰がアクセスすべきかで整理し直すのがコツです。

最初の一歩2：定型の連絡をTeamsに寄せる

日報、在庫の連絡、シフトの調整など、毎日同じ形で流れる連絡をTeamsのチャネルに集めると、メールの量が減り、後から探しやすくなります。

自社ではどう判断するか

• 社内にファイルサーバーがあり、老朽化や容量不足が気になっている → ファイル共有の移行から
• 連絡手段がバラバラで伝達漏れがある → Teamsへの集約から
• 社員が会社のデータを個人のスマートフォンで見ている → 上位プランの端末管理の検討から

注意点

• 共有の権限設定を誤ると、見せるべきでない人にファイルが見えてしまいます。移行前に「誰が何を見てよいか」を決めてください。
• 一度に全部を変えると社員がついてこられません。1つずつ、効果を確認しながら進めてください。

向いていないケース

社員が数名で、ファイルもほとんど共有しない場合は、今の使い方のままで十分なこともあります。