IT担当者がいない会社のIT管理　まず「台帳」と「窓口」を決める

対象読者

IT担当者がおらず、総務や経営者自身がITのことを兼任している会社の方。

結論

IT管理というと難しく聞こえますが、専任者がいない会社で最初にやるべきことは2つです。

1. 台帳を作る：会社にあるPC、アカウント、契約中のITサービスを一覧にする
2. 窓口を決める：困ったとき・トラブルのときに、誰に連絡し、誰が判断するかを決める

この2つがないと、トラブルが起きてから「何を持っていて、誰が知っているのか」を調べるところから始めることになります。

この情報が関係する企業

• IT担当者がいない、または他の業務と兼任している
• PCやアカウントの管理を、詳しい社員に「なんとなく」任せている
• 退職者のアカウントが残っているかどうか分からない

台帳に書くこと

対象	最低限の項目
PC・スマートフォン	使用者、機種、購入時期、OS、保管場所
アカウント	サービス名、利用者、管理者、退職時に止めたか
ITサービスの契約	サービス名、契約者、更新日、費用、解約方法
ネットワーク機器	ルーター・VPN機器の機種、設置場所、保守業者

最初はExcelで十分です。大切なのは、入社・退職・PC入替のたびに更新する担当者を決めておくことです。

窓口の決め方

• 社内の一次窓口（「PCが動かない」を最初に受ける人）
• 判断する人（費用がかかる対応や、情報漏えいが疑われるときに決める人。通常は経営者）
• 外部の相談先（PCを買った販売店、ネットワークの保守業者、IT支援会社など）

特に、情報漏えいやウイルス感染が疑われるときの連絡先は、紙でも共有しておいてください。PCが使えない状態で起きるトラブルもあるからです。

自社ではどう判断するか

次のどれかに当てはまるなら、今月中に台帳を作ることをおすすめします。

• 退職者のアカウントを止めた記録がない
• 契約中のITサービスの一覧がない
• VPNやルーターの機種を誰も知らない

具体的な対応方法

1. 台帳のひな形を作る（上の表の項目で十分）
2. 全社員に、使っているPC・アカウントを申告してもらう
3. 契約中のサービスを請求書やクレジットカードの明細から洗い出す
4. 窓口を決めて社内に共有する
5. 半年に1回、台帳を見直す日を決める

注意点

台帳にパスワードを書かないでください。パスワードはパスワード管理ツールなど、別の方法で管理します。

向いていないケース

社員が増え、PCが数十台を超えてくると、手作業の台帳では追いつかなくなります。その段階では、端末管理ツールの導入や、IT運用の外部委託を検討してください。